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秘書検定は君を守るための知識になるよ。秘書検定に取材して分かった秘書検定取得の意義

検定案内_表紙秘書検定

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投稿日:2024年3月4日 | 更新日:2024年07月09日

検定案内_表紙

就活や女性におすすめの資格としてあげられることもしばしばある「秘書検定」。

就職活動のときに「秘書検定」を受けることを検討したり、あるいは周りが取得したりしているから、なんとなく受けてみたという人も多いはず。

”秘書”検定という名前から、秘書になるための資格なのでは?という思いから取得を検討しなかった方も多いと思います。

しかし、これは誤解で秘書検定は誰もが受けた方が良いおすすめの資格なのです!

今回は秘書検定の解像度を上げるべく「秘書検定」を実施している公益財団法人実務技能検定協会の秘書検定チームチーフ白川 美雪さんにご協力いただき、取材をさせていただきました。

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秘書検定チームチーフ 白川 美雪 さん

法政大学 経済学部卒
大学卒業後,大手建設会社に就職。グループセクレタリーとして勤務。退社後は,通信大手,外資系IT機器ベンチャーなどで約10年社長秘書を務める。その後,大学や企業研修などで秘書検定やビジネスマナーを中心とした人材教育に10年ほど携わる。
現在は,実務技能検定協会にて秘書検定チームチーフを務めている。

秘書検定は“なんか”取った方が良い資格!

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

白川さん、本日は宜しくお願い致します!
現在、白川さんは「秘書検定チームチーフ」というお立場でいらっしゃいますが、これまでの経緯をお伺いしてもよろしいでしょうか。

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

私も秘書検定を取得したのですが、実は大学1年生のときに先輩に勧められて受けただけなんです(笑)

なので、そのときは何が良いのか分からない状態で受けてしまいました。

大学卒業後は就職したのですが、秘書検定を取得したからなのか、グループセクレタリーに配属されました。

秘書検定の1級は再就職のタイミングで取得し、社長秘書を務めました。

その経験をいかして人材教育に携わったのですが、学生を指導していて、秘書検定は自分が見たことがなかったもの・知る機会がなかったものを知ることができる検定だと感じました。

それが今の仕事に繋がっています。

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

やはり周りのおすすめは影響が大きいですよね!(笑)

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

そうですね(笑)

ただ、「秘書検定、なんか良いみたいだから受ける」という勢いで受けるのはあながち間違いないと思います。

秘書検定で得られる知識は社会人としての最低限のレベルなので。

秘書になる・ならないではなく、一般的な社会常識を知ることができる機会と考えていただければよいと思います。

秘書検定を就活で活かすためには?

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

冒頭でもお話した通り、秘書検定は就活になんとなく良いんだろうなぁ、と気づいている就活生もいるようなのですが、一方で秘書検定を就活に活かしきれず悩まれている就活生もいるようです。

そのような就活生になにかこう言えばアピールできるなどのアドバイスがあればお伺いしたいです。

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

「社会人力があります」とか「秘書検定2級を持っているから常識があります」などと面接で自分から言うようなことではないのです。
秘書検定を学べばそのようなことをアピールしても相手の心証をよくすることにはならないということは分かると思います。


秘書検定では所作だけではなく、言葉遣いも学べます。きちんと身につけば就職面接では他の人とは違うということを分かってもらえるはずです。

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

面接官に他の人との違いを分かってもらえるというのは心強いですね・・・!

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

他にも、社会人が使うような用語についていけるようになるメリットもあります。


秘書検定を受ける人たちの層が広いので、中には課長と部長がどっちが上?お中元お歳暮って何?といったようなことを知らない人もいるんですよね。
そういうことが分からないのは決してその人が勉強不足なのではなく、これまで学ぶチャンスがなかったというだけなんですよね。
それを、社会に出て「そんなことも知らないの?」と言われたら可哀そうですし、その人が自信を失ってしまいかねないと思うんです。


なので、秘書検定は「役に立ちますよ!」というよりも、自分に自信をつけるために受けるべき検定だと思います。

勉強する期間も長く設けないと受からない、というわけではないので少し時間が空いた時に気軽にチャレンジしてほしいです。

準1級_一般知識
準1級の一般知識の問題。社会人が使うような用語が出題されている。答えは3。

AIに対抗できる「人間力」

1級設問1
1級の必要とされる資質の問題。
模範解答は下記の3つですが、あなたなら何を答えますか?
1.仕事を要領よくこなすには,時間配分を考えて段取りを付けることが必要である。
2.仕事が重なったときは,優先順位を決めて処理すること。
3.一人で処理しきれない仕事は周りの人に相談し,手伝いを頼むなどの工夫をするとよい。
スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

秘書検定では「人間力」のレベルアップができると伺っておりますが、最近はAIがどんどん発達していますよね。

人間の価値が下がってる部分もあると思うのですが、AIがどんなに発達しても、秘書検定で身に付けられる人間力には勝てないよね、みたいなところをお伺いしてみたいです。

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

まず、秘書検定で一番身につくのは「気配り」ですね。
「気配り」と一言で言っても上司の立場・秘書の立場が違うので考えることが違いますが、
その人のおかれた立場になって考える、ということができるようになります。


そういうことはAIには無理なのではないでしょうか。


AIは答えをくれますが、ぴったり当てはまる解答とは限りません。自分がしっかり理解していないと選択を間違えてしまうこともあります。

AIは場面設定を全て理解しているわけではないのでこういう場合どうする?って聞いて返ってくる答えの正答率は100%ではありませんね。

もちろん人間も100%ではありませんが,そのときの周りの様子、上司の顔色などから方向を転換することもできる。これがAIと違うところではないでしょうか。

3級-4_イラスト付きのシチュエーション問題
3級の社会人ならよく出くわすシチュエーションに対する対応を問う問題。答えは4。
スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

秘書検定さんの問題をちょっと見させていただき、設問が非常に面白いと思いました!

問題に関して工夫されていることや重要視されていることはありますか。

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

気をつけているのはシチュエーションに偏りがでないようにということでしょうか。

例えばIT業界だったらこれは合っているが他ではどうかなというような問題は、他の業界の人には役に立たなくなってしまうので、どの企業のどの役職の方が受けても大方当てはまるという視点は持つようにしています。

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

あくまでも「社会常識」をおさえているかどうかが大事なのですね。

一般的な検定は満点に近ければ近いほどいいとされるじゃないですか。
秘書検定の場合は満点にこだわりすぎないほうがいいということですね。

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

そうですね。例えば、秘書検定の問題構成は下記のようになっています。

領域部門
理論Ⅰ.必要とされる資質
Ⅱ.職務知識
Ⅲ.一般知識
実技Ⅳ.マナー・接遇
Ⅴ.技能

理論の領域・実技の領域でそれぞれが60%以上でなければ不合格になります。どちらか片方の領域で満点だったとしても、カバーはできないので、合格することが目的なら満点にこだわる必要はないですね。

勉強の仕方としては、例えば2級、3級の場合、必要とされる資質が5問、職務知識が5問、一般知識が3問の13問。配点は公表していませんが60%以上となると単純計算で8問正解しないと合格しないということになるので、暗記でカバーできる一般知識は暗記したほうが良いでしょう。とはいえ広い範囲を勉強するには過去問題が手っ取り早いですね。

あとは、過去問をたくさん解くことで、自分の考えではなく、秘書検定としての考え方を身につけることができるようになります。

そういう勉強の仕方は社会にでても一緒ですよね。

その第一歩として秘書検定があると考えていただければと思います。

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

過去問に倣うことで合格を目指せますし、
その経験が秘書検定に受かるだけでなくその後の社会人生活で何か学ぶ場面で役に立っていくということですね!

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

こちらとしても秘書検定を役立ててほしいので。

例えば最近はコンピューター用語も出題されますが、専門知識が必要というような出題はしていません。ExcelやWordを使っていれば分かるような程度にしています。

普段はスマホの操作だけという人にとっては、少しでも学べる機会になると思います。

逆に時代に合わせて出題頻度が減った問題もありますが、企業によっての違いもあるので、全く無くしてしまわないようにもしています。

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

時代によって結構変わるんですね!面白い!

出題傾向もちょっとずつ刷新されていっているのですね!

秘書検定取得者の声から分かること

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

実際の秘書検定取得者の声をご紹介いただけないでしょうか。

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

1級などの上位級の受験者には、秘書課の課長さんや、人事の教育担当のような立場の方も多く、そういった方からは「自分が考えていたことがあっていたかどうかの指針になる」というのはよく聞きます。

学生さんだと「会社に就職した後のことを先に知ることができて良かった」とおっしゃいます。

若い方でも上の立場の方でも「受けて良かった」という声をたくさんいただけるのは、大変光栄なことだと思っています。

あとは、勉強で使ったテキストは手紙を書いたり電話に出たりする際の参考になるというお声もよくいただきます。

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

秘書検定のテキストが勉強した後も役に立つのですね。

私も新入社員として入社した時不安だったことを思い出しました。
このような社会人として働く上での参考書があるのは心強いですね・・・!

秘書検定の面接試験突破のアドバイス

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

秘書検定には面接もありますよね!
面接をこれから受ける人へ具体的なアドバイスがあればお伺いしたいです。

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

見ているのは振る舞い方や感じのよさなどです。

「気配り」というのはそういうところにも現れるんですよね。 なので、話し方・明るさ・表情などお構いなしで一方的に報告してくる人は合格しません。

「きちんと丁寧」というのがベースにあってかつ、感じが良い、ということが合格基準の一つです。

ホームページに、面接アドバイスのページがあるのでご参照ください。

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

その部分を試験にされる、という感覚が新鮮です!

単純に「頭がいいから受かる頭が悪いから落ちる」ということではないのですね。

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

だから、就活の面接の際にわざわざ自分から言わなくても就活面接のときに他の人との違いを分かってもらえるんです。

スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

なるほど!面接で秘書検定をわざわざアピールしなくても良い、という冒頭の話になるわけですね!

秘書検定の方からのメッセージ

2級設問5
2級の問題。こちらは普段の生活でも役に立ちそうな問題。答えは1。
スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

最後に秘書検定を受けられる方に向けてメッセージをお願いします!

白川 美雪 さん
白川 美雪 さん

秘書検定は性別や秘書になる・ならないに関係なく、社会人としての最低限必要な常識を身につけられる検定です。

それでも拒否反応を示す学生さんに、伝えているのは
「君を守るための知識になるよ」
ということです。
社会とつながる全ての人に勉強してほしいな、と思っていますね。

最近は、365日いつでもどこでも受けられるCBT試験(コンピューターを使用して受験する)や、デジタル合格証・デジタル合格証明書も導入したのでより受験しやすくなっております。

「人間力」「生きる力」のレベルアップに取り組むことができる秘書検定で,時代の変化に流されないしなやかな社会人を目指してください。秘書検定で学んだことは,必ず皆さんの礎となることでしょう。


CBT告知用チラシ
スクールセレクト編集部
スクールセレクト編集部

自分を守るために必要な知識を秘書検定では身につけられるのですね!
白川さん、取材にご協力いただきありがとうございました!

「社会人としての最低常識を身につけたい!」

「就活の面接で他の候補者と差をつけたい!」

と考えている方は秘書検定の受験を是非ご検討ください!!

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